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广州番禺维力使用畅捷通T6实现财务与各类业务的

广州番禺维力集团
 

番禺维力的成本控制之道

——广州番禺维力的信息化应用故事

广州番禺,以“山青水秀,人杰地灵”的莲花山而远近闻名。广州番禺维力集团(以下简称“维力集团”)就坐落于此。维力集团成立于1998年,是主要从事泌尿系统产品、呼吸麻醉系统产品和其他系列医疗产品的开发设计、生产及销售和服务的企业。

十年磨一剑

维力集团自1998年以来,十年的发展,从最初的20几人的小工厂,发展到今天拥有员工1300余人的集团化的公司,成为国内较大的医用导管制造商,其产品的80%通过设立在上海的销售公司远销欧盟、美国等诸多国家地区。在同行业中率先通过了ISO 9002质量体系国际认证及欧盟的CE认证, 并于2002年产品通过美国FDA认证,在日益激烈的市场竞争中走出一条规范化管理的信息化发展之路。

信息不畅管控受阻

像所有快速发展的企业一样,广州番禺维力集团的发展也不是一番风顺的。近两年来,正当企业以高质量、高科技含量产品开拓国际市场的时候,企业内部管理出现了一系列问题。财务核算与业务核算分开,尽管财务已经使用软件进行管理,但是企业中的采购,仓库出入库和销售业务依然采取手工模式,企业中采购、销售和仓库业务各自为政,材料编码重复。财务对原材料、半成本的出、入库核算,依然是按照业务部门出具的手工单据来手工核算,给财务核算带来很大的难度和工作量,重复、遗漏时有发生。财务也无法对企业的业务进行监控,尤其对于占企业产品成本60%的原材料成本的控制更是无从下手,无法及时掌握材料的成本及波动。对于采购业务的执行过程缺乏控制,供应商管理停留在手工模式并且集中在采购部门管理,没有透明化,价格的比对信息没办法获取,采购成本过程控制缺乏依据和制约。财务与业务信息不共享,业务环节信息拖延,采购订货后对到货信息的掌控不及时。财务付款与采购业务脱节,财务对资金的预算和流向,业务不顺畅,增加业务成本投入。随着企业的高速发展,欧盟、美国业务量的增大及业务环节的增多,在加上采购的关键业务数据分散在库房、质检等部门,不能及时共享,如价格、交货期、质量等,造成财务不能全面、准确的分析业务信息。同时,采购订货与到货、质检、入库、结算各关联业务不能紧密协作,业务环节缺乏控制,致使资金支出无法做出准确预测和提前预警。

销售业务缺乏控制,客户的增多,手工模式下使财务对应收款管理只能进行粗矿的管理,不能对每家客户进行账龄分析,财务对账不清楚,经常出现反复和不准确的现象。

敢于投入效果不凡

对于医疗器械加工企业,企业在产品同质化并且竞争激烈的市场中要想占有自己的一席之地,必须要有效控制成本,而重要是控制成本过程而非结果,财务不能只单纯对业务进行核算,而更应利用信息化的管理手段实现财务对业务的监管,尤其对成本控制的源头---原材料采购的成本控制,才能更大的扩大产品的利润空间,让利于更多的消费终端,提升企业国际化的市场竞争力。

作为广州番禺维力集团财务总监,余总监深知企业面临这些问题对企业未来发展和长期战略的达成的不利影响。2008年年底,金融危机席卷珠三角,给处在风顶浪尖上以出口为主的制造企业以不小的打击,大部分企业畏惧投入、为了生存而焦虑的时候,余总监毅然决定在这个时候利用用友T6企业管理软件把企业的财务和业务系统连接起来,让企业业务管理实现信息化。在谈到当初企业在经济危机时他所作的决定时,余总监显得很坦然。如今T6企业管理软件已经在企业成功上线,企业各个部门的业务管理流程也走入了正轨,企业各个职能部门都是按照系统的规范流程进行业务操作,秩序井然。当问及使用T6企业管理软件的感受时,在工作中一向严肃认真的余总监娓娓道来:“我们使用用友T6的采购管理、库存管理、核算管理及销售管理与我们之前的用友T6财务管理进行业务衔接,实现了财务对业务的控制,尤其是财务对采购业务能够进行跟踪,对于整个采购业务从采购入库到付款、结算都能进行控制,在财务管理中的应付系统能够提供付款预警,使资金流有很好的流向指引。通过价格体系的建立,制定采购价格的审批流程在系统中实现业务流程控制。财务能够时实查询业务的信息并能及时调整成本结构,有效控制对企业成本影响最大的环节,对规范我们企业内部的业务流程规范是有很大帮助的。”

企业在进行成本控制时应从两个方面着手。一方面是寻源,另一方面是节流。而这两方面又是相辅相成,互为表里。所谓寻源就是企业要了解每一分钱是花到了什么地方、是与哪个供应商合作的,历史交易情况是怎样的,每种购买的材料动态成本波动如何等等。控制成本一定要从企业的采购业务源头抓起,规范采购业务流程,明确企业的采购业务关键管控点,对于采购业务是企业资金流出的重要环节,也是成本过程控制最主要的部分。财务对业务的管控实现以流程方式串联部门业务关系,同步更新业务关联信息,把企业采购部门、仓库、质检、财务连接成一个整体,使采购业务执行与采购订单相对应并及时反馈到采购部门。企业采购环节的业务管控是成本控制寻源之本。采购业务是企业资金流出的重要环节,也是成本过程控制最主要的部分。对于企业采购管理要以建立完善的供应商档案为基础,建立供应商存货对照和价格对照,以规范采购价格和存货在各供应商间的配额,进行供应商交货准时情况分析、供应商交货质量分析,为采购决策提供科学依据。

另外方面,在广州番禺维力集团销售管理业务中,通过应收款管理系统的应用,财务对销售业务的管控,应收款的账期缩短了15天,减少了企业资金的占用,提高了企业资金回笼的速度。正像财务总监所说的那样“减少15天的资金占用,对于我们企业来说是个很可观的数据!”

当更多的企业在当前经济危机下正为企业生存而担忧的时候,广州番禺维力集团正在享受企业管理软件给企业带来的规范的管理流程秩序以及财务与业务一体化信息管控给企业经营决策带来的发展契机,朝着企业集团化的战略目标稳步前行,全公司上上下下一条心,正在筹备上市,开始广州番禺维力集团新的里程与发展。


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